Inchirierea spatiului de catre o firma pentru amenajarea birourilor presupune o analiza atenta, care va duce la o reducere a costurilor.

In Romania, la ora actuala rata de neocupare a spatiilor de birouri se situeaza undeva sub nivelul de 3%. Se poate spune ca alegerea unui spatiu de birouri este o decizie care presupune timp, energie si costuri. Explicatia acestui procent scazut este rezultatul raportului cerere-oferta. In Bucuresti, in acest moment, cererea de spatii de birouri este mult mai mare decit oferta, iar specialistii nu prognozeaza o echilibrare a balantei pina in 2008. Cauza principala a acestui fenomen este aderarea la Uniunea Europeana, care va aduce noi companii pe piata romaneasca.

Alegerea unui spatiu de birouri pentru inchiriere presupune in principal costuri. Acestea trebuie sa fie dimensionate in functie de necesitatile existente in cadrul firmei care doreste sa realizeze acest demers. Necesitatile se refera la nevoile firmei care doreste inchirierea. „O firma isi va alege spatiul pentru cel putin trei ani, si atunci trebuie sa tina cont de multe aspecte“, spune Mihaela Cnobloch, Senior Consultant in cadrul Departamentului birouri al DTZ Echinox. Intra in discutie bugetul, suprafata, zona, imaginea firmei, dar si termenul pina la care trebuie gasit spatiul potrivit.

Banii vorbesc

In Romania, bugetul este in topul conditiilor in cazul inchirierii unui spatiu de birouri. Pretul este mai important decit locatia. „Ierarhia criteriilor de alegere a birourilor in prezent este: chiria, calitatea si functionalitatea spatiului. In viitor, credem ca locatia va lua locul chiriei“, declara Emilia Mielu, ESOP Consulting. Locatia este la ora actuala importanta numai in cazul companiilor mari, multinationale, in vreme ce restul comapaniilor prefera un pret cit mai avantajos in raport cu calitatea.

Un alt aspect pentru care companiile multinationale sint mai pretentioase il reprezinta si standardele din cadrul corporatiei, aplicate atit in strainatate, cit si in Romania. In ceea ce priveste diferentele de pret, acestea ajung si pina la 5 euro/mp/luna. Astfel, managerul companiei va plati, conform raportului Eurisko, 12-15 euro/mp pentru spatiul dintr-un birou de clasa B, in vreme ce pentru cel din imobilele din clasa A, pretul va ajunge la 17-20 de euro. Diferenta nu este de neglijat, iar cheltuielile lunare pot fi calculate in functie de spatiul care se va aloca fiecarui angajat.

Posibilitatile materiale, tipul de activitate a firmei sau tara de origine sint citeva dintre criteriile care influenteaza alocarea spatiului pentru angajati. De exemplu, pentru o firma de IT sau un call-center, cu un numar mare de angajati, spatiul alocat este de 6-9 mp/persoana, pe cind pentru un departament de marketing spatiul alocat este de 10-12 mp/persoana. Cel mai mare spatiu alocat este la firmele de avocatura, acolo unde se aloca pina la 20 mp/persoana. Astfel, numai la acest punct se poate observa ca, daca o companie inchiriaza un spatiu mai mare decit are nevoie, va cheltui mult mai mult.

Imaginea firmei este esentiala in alegerea unui spatiu, acesta fiind considerat elementul subiectiv: depinde de gustul managerului sau de specificul firmei. Astfel, unele firme doresc cladiri noi, din sticla, pe cind altele doresc anumite stiluri arhitecturale clasice. De obicei, firmele mari doresc spatii de birouri situate in imobile de clasa A, in principal din cauza imaginii firmei care trebuie asociata cu un sediu modern si care ofera toate conditiile. Timpul joaca un rol important. Este de preferat ca acest lucru sa fie facut cu citeva luni inainte, pentru a nu intra in criza de timp.

Compartimentare si dotari

„In momentul in care o companie doreste sa inchirieze un spatiu de birouri, trebuie sa analizeze in primul rind cum este spatiul din interiorul imobilului si cum poate fi compartimentat, astfel incit sa corespunda nevolilor sale“, ne spune Mihaela Raducanu, director Departamentul de inchirieri, Regatta.

Pe linga nevoia de a compartimenta spatiul dupa nevoile proprii, si dotarile conteaza. „Pe dotarile cladirii nu se pune accent decit de catre companiile mari, multinationale, care trebuie, din cauza politicii companiei, sa isi desfasoare activitatea in spatii cu anumite dotari“, spune Ovidiu Chindea, consultant in cadrul Departamentului inchiriere spatii de birouri al companiei Colliers. Dotarile se refera mai ales la asigurarea luminii naturale, climatizare performanta, inaltimea plafonului, finisaje, locuri de parcare, lifturi moderne, paza etc.  Toate aceste conditii trebuie foarte bine puse in balanta, fiecare firma avind posibilitatea sa aleaga care dintre acestea sint mai importante pentru ele, si astfel sa obtina un spatiu de birouri care sa corespunda necesitatilor firmei respective.

Locurile de parcare si costul intretinerii nu sint incluse in pretul de inchiriere a unui spatiu de birouri. Acestea sint optionale, la cerere, si ridica costul unei chirii cu sume deloc neglijabile. Chiria pentru parcare in cazul unui imobil de birouri este cuprinsa intre 30-50 de euro/loc de parcare/luna pentru parcarile la suprafata si 80-120 de euro/loc de parcare/luna pentru parcarile subterane. In ceea ce priveste intretinerea, aceasta costa intre 2,5 si 4 euro/mp/luna+TVA.

 

Sebastian Firtat